Zasady prywatności Performance System

1. Postanowienia ogólne

Performance System traktuje prywatność jako istotny element zaufania między nami a organizacjami, z którymi współpracujemy. W ramach projektów dotyczących budowy systemu zarządzania efektywnością pracujemy na danych liczbowych, informacjach o strukturze organizacyjnej oraz opisach procesów wewnętrznych. Każdorazowo dążymy do tego, aby zakres informacji był ograniczony do tego, co jest niezbędne do realizacji uzgodnionych celów projektu. Wspieramy przejrzystość zasad, tak aby osoby zaangażowane w proces wiedziały, kto i w jakim celu korzysta z określonych danych oraz przez jaki czas będą one przechowywane.

2. Zakres przetwarzanych danych

W ramach współpracy z klientami możemy mieć dostęp do danych dotyczących wyników finansowych, wskaźników operacyjnych, informacji o strukturze zespołów oraz opisów ról i odpowiedzialności. Naszym standardem jest minimalizacja danych – nie potrzebujemy nazwisk wszystkich pracowników, aby zaprojektować efektywny system, często wystarczą dane zagregowane na poziomie działów, jednostek biznesowych lub ról. Dane identyfikujące konkretnych pracowników przekazywane są tylko wtedy, gdy jest to uzasadnione celem projektu i uzgodnione z klientem, na przykład przy projektach powiązanych z systemami premiowymi lub oceną efektywności liderów.

3. Cele wykorzystania danych

Dane, z którymi pracuje Performance System, wykorzystywane są przede wszystkim do przygotowania analiz, raportów, warsztatów i rekomendacji dotyczących budowy systemu zarządzania efektywnością. Oznacza to projektowanie struktury KPI, opisanie ról odpowiedzialnych, zaplanowanie rytmu spotkań oraz opracowanie zasad przeglądu wyników. Nie wykorzystujemy danych do innych celów niż te, które zostały uzgodnione z klientem. Nie budujemy własnych baz marketingowych, nie profilujemy osób biorących udział w projektach i nie przekazujemy informacji podmiotom, które nie są zaangażowane w dany projekt.

4. Sposób pracy z informacjami

W trakcie współpracy stawiamy na prostotę i przejrzystość narzędzi. Dane mogą być przekazywane w postaci arkuszy, raportów, zapisów z systemów klienta lub notatek z warsztatów. Ustalamy z klientem, jakie narzędzia są dopuszczalne i gdzie będą przechowywane materiały projektowe. Wykorzystujemy rozwiązania, które pozwalają ograniczyć dostęp do informacji tylko do osób zaangażowanych w projekt po stronie Performance System i po stronie klienta. Wszelkie materiały robocze, które nie są potrzebne po zakończeniu współpracy, mogą zostać usunięte lub zanonimizowane, zgodnie z ustaleniami.

5. Transparentność wobec uczestników projektów

System zarządzania efektywnością dotyka codziennej pracy ludzi, dlatego uważamy, że powinni oni wiedzieć, jak wykorzystywane są informacje o ich wynikach czy roli w organizacji. Zachęcamy klientów do tworzenia jasnych komunikatów oraz materiałów wyjaśniających cel projektów, a także do udostępniania informacji o tym, jakie dane są wykorzystywane i jakie zasady obowiązują przy ich analizie. Wspieramy organizacje w projektowaniu takich komunikatów, tak aby system był postrzegany jako narzędzie rozwoju, a nie wyłącznie kontroli.

6. Okres przechowywania i prawa osób

Dane wykorzystywane w projektach przechowujemy przez czas trwania współpracy oraz przez okres niezbędny do rozliczenia, podsumowania i ewentualnego ulepszenia systemu. Klient może zadecydować o skróceniu lub wydłużeniu tego okresu, jeżeli uzasadniają to potrzeby biznesowe lub wymagania prawne. Osoby, których dane dotyczą, mogą zwracać się do swojego pracodawcy z pytaniami o zakres i zasady przetwarzania informacji związanych z systemem zarządzania efektywnością. Zachęcamy organizacje do przygotowania prostych procedur odpowiadania na takie pytania i chętnie wspieramy w ich opracowaniu.

7. Zmiany w zasadach prywatności

Zasady prywatności Performance System mogą być aktualizowane wraz z rozwojem naszej działalności oraz zmianami przepisów lub praktyk rynkowych. Zależy nam, aby dokument był zrozumiały i praktyczny, dlatego każda zmiana ma na celu doprecyzowanie sposobu, w jaki chronimy dane i informacje wykorzystywane przy budowie systemów zarządzania efektywnością. Aktualna wersja zasad obowiązuje w 2025 roku i ma zastosowanie do wszystkich projektów realizowanych pod marką Performance System.